Unikanie „worst-case”, czyli kilka słów o compliance

Od dziś wprowadzam na blogu nową kategorię tematyczną o nazwie „Legal compliance”. Wpisy w tym dziale mają zapoznać Państwa z praktyką przedsiębiorców polegającą na zlecaniu wykwalifikowanym podmiotom, w tym kancelariom prawnym badania zgodności procedur i czynności firmy z prawem w ramach konkretnego obszaru działalności przedsiębiorstwa. Zanim jednak pojawią się wpisy, których celem będzie omówienie usługi legal compliance, pragnę wprowadzić Państwa w tematykę, a mianowicie przybliżyć nieco politykę, szczególnie dużych korporacji, zwaną „compliance”.

Termin „compliance” wywodzi się ze Stanów Zjednoczonych, a został wprowadzony do tamtejszego systemu prawnego w odpowiedzi na medialne afery finansowe dużych spółek. Celem uniknięcia podobnych nadużyć przedsiębiorców w przyszłości w 2002 r. wprowadzono w Stanach Zjednoczonych ustawę The Sarbanes-Oxley Act. Wprowadziła ona wymogi dotyczące kontroli systemów wewnętrznych, przeprowadzania audytów i sankcje za wykryte nieprawidłowości szczególnie w sprawozdaniach finansowych. Specyficzne regulacje dotyczą również firm audytorskich, które zobowiązane są do spełniania określonych standardów, informowania o wszystkich nieprawidłowościach i eliminowaniu wprowadzania zafałszowań w bilansach spółek.

Mając na uwadze genezę powstania compliance, można sformułować definicję, która określa politykę compliance jako zbiór procedur mających na celu wyeliminowanie ryzyka zaistnienia jakichkolwiek nieprawidłowości w przedsiębiorstwie, ewentualnie wychwycenie ich na tyle wcześnie, aby móc im przeciwdziałać. Polityka compliance charakteryzuje się również stwarzaniem specjalnych procedur w przedsiębiorstwie mających na celu sprecyzowanie określonej sekwencji czynności w sytuacji zaistnienia nieprawidłowości i zwalczanie ich na poziomie wewnętrznym. Chodzi głównie o zminimalizowanie ryzyka powstania sytuacji wadliwego postępowania pracowników, a także przedostania się informacji o niewłaściwym funkcjonowaniu firmy na zewnątrz, co może mieć poważne skutki dla reputacji spółki. Warto zwrócić uwagę, że słowo compliance jest używane już nie tylko do określenia procedur wykrywania nieprawidłowości w zakresie księgowości spółki, ale zaczyna obejmować każde działanie spółki, które może skutkować ryzykiem utraty zaufania kontrahentów lub klientów do firmy.

Wprowadzenie i utrzymywanie polityki compliance ma szereg szczegółowych aspektów począwszy od procesu decyzyjnego jej zorganizowania w taki sposób, aby spełniała funkcje dla konkretnego przedsiębiorcy przez proces wykrywania nieprawidłowości w przedsiębiorstwie, aż do całkowitego wyeliminowania ich występowania. Ale o szczegółach compliance i legal compliance będzie mowa już następnym razem.

Zainteresowanym tematyką compliance polecam książkę wybitnego specjalisty w tej dziedzinie prof. dr. Bartosza Makowicza pt. „Compliance w przedsiębiorstwie”.